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Was ist ein Board-Portal?

Ein Board-Portal ist eine Software für die digitale, sichere und komfortable Vorstands- und Aufsichtsratskommunikation. Es ermöglicht Vorständen und Aufsichtsräten von überall, zu jeder Zeit auf aktuellste Sitzungsunterlagen zuzugreifen, diese zu lesen, zu kommentieren und alle entscheidungsrelevanten Informationen stets im Blick zu behalten. Gleichzeitig können die Vorstands- und Aufsichtsratsbüros dank digitaler Abläufe, die gesamten Sitzungen schneller und effizienter vorbereiten. Höchste Sicherheitsstandards garantieren dabei den maximalen Schutz der streng vertraulichen Unterlagen, während Funktionen wie der revisionssichere Audit-Trail für Nachvollziehbarkeit und Rechtssicherheit sorgen.

Worauf es bei der Wahl eines Board-Portals ankommt

Board-Portale (Boardrooms) erleichtern die Gremienarbeit und sind in Zeiten, in denen die Digitalisierung die Geschäftswelt immer weiter beschleunigt und von Vorständen und Aufsichtsräten immer weitreichendere Entscheidungen in immer kürzerer Zeit verlangt, für alle Führungsgremien sinnvoll. Denn richtig gewählt, gestaltet ein Board-Portal das gesamte Sitzungsmanagement wesentlich effizienter und zeitsparender. Bevor man sich allerdings auf einen potenziellen Anbieter festlegt, ist es wichtig zu wissen, welchen Anforderungen ein Board-Portal gewachsen sein muss und welche Funktionen es dafür mitbringen sollte – gerade im Hinblick auf den Umgang mit streng vertraulichen Informationen sowie einem anspruchsvollen Compliance-Umfeld.

Basis Elemente eines Board Portals

Maximale Sicherheit

Dedizierte Funktionalitäten

Effiziente Sitzungsplanung

Mobile und intuitive Nutzung

Kompetenter 24/7 Support

WAS SPRICHT FÜR DEN EINSATZ EINES BOARD-PORTALS?

Mit Board-Portalen lassen sich Sitzungsunterlagen, Sitzungen selbst wie auch der Austausch zwischen den Sitzungsteilnehmern effizienter und einfacher managen. Daneben sprechen aber auch weitere Punkte für den Einsatz eines Board-Portals. So befinden sich vertrauliche Informationen unabhängig von Sitzungen immer in einem absolut sicheren, digitalen Datenraum. Durch die entsprechende Verschlüsselung gilt das auch, wenn mobil, über die App auf Unterlagen zugegriffen wird. Außerdem steht heute immer häufiger das Thema Nachhaltigkeit im Fokus von Unternehmen. Auch darauf zahlt ein Board-Portal ein, da sich Sitzungen damit ganz ohne Papier organisieren lassen, inklusive elektronischer Sitzungsmappe und Online-Beschlussfassung. Klingt interessant?

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FAQS.

Fragen, die Sie sich vor der Entscheidung für einen potenziellen Board-Portal-Anbieter stellen sollten.

Wie sicher ist ein Board-Portal?

Aufsichtsräte und Vorstände sind für die Unternehmensüberwachung bzw. -leitung verantwortlich und arbeiten in dieser Funktion meist mit streng vertraulichen Informationen. Die Sicherheit eines Board-Portals ist daher ein entscheidender Faktor. Es gilt sicherzustellen, dass eine durchgängige Verschlüsselung aller Daten auf dem Server, beim Versand und auf mobilen Endgeräten genauso wie eine 2-Faktor-Authentifizierung, ein dediziertes Rechtemanagement, eine effektive Betreiber Abschirmung durch Anwendung ausgefeilter Abwehrmechanismen gegen unbefugte Eingrille von Betreibern durch technisch-organisatorische Maßnahmen, und bestenfalls eine offizielle Zertifizierung der Lösung beispielsweise nach dem ISO 27001 Standard gewährleistet sind. Außerdem ist mit Blick auf Compliance und Haftungsrisiken von Aufsichtsräten und Vorständen auch eine durchgängige Protokollierung aller Vorgänge empfehlenswert.

 

Ist ein mobiler und intuitiver Zugriff auf Sitzungsunterlagen möglich?

Neben der Sicherheit und den Funktionalitäten ist die Benutzerfreundlichkeit eines Board-Portals essenziell. Denn lassen sich die Unterlagen damit nicht so flexibel, einfach und unkompliziert bedienen, wie es Vorstände und Aufsichtsräte vielleicht von der Sitzungsmappe aus Papier gewohnt sind, werden sie auch nicht damit arbeiten. Außerdem muss sichergestellt sein, dass Gremienmitglieder unabhängig von Zeit und Ort von ihrem Smartphone oder Tablet mobil auf Unterlagen und Informationen zugreifen können. Auch die Möglichkeit der digitalen Beschlussfassung sollte in diesem Zusammenhang ein Auswahlkriterium sein genauso wie das Löschen lokaler Inhalte auf den Apps, falls ein mobiles Endgerät verloren geht oder gestohlen wird.

 

Ist der Support eines Board-Portals 7 Tage die Woche, rund um die Uhr verfügbar?

Nicht selten herrscht rund um Gremiensitzungen Zeitdruck. Gibt es dann noch ein Problem mit der Board-Portal-Software, kommt das mehr als ungelegen. Deshalb gilt es vor der Entscheidung für einen konkreten Board-Portal-Anbieter immer auch zu klären, wie es um den Support steht. Bestenfalls gibt es einen kompetenten 24/7 Support, der Ihnen bei Ihrem Anliegen im Zweifel auch in unterschiedlichen Sprachen weiterhelfen kann.

Wie gestaltet sich die Sitzungsplanung mit einem Board-Portal?

Um die Vor- und Nachbereitung von Gremiensitzungen kümmern sich in der Regel die Vorstands- und Aufsichtsratsbüros, die mithilfe eines Board-Portals Sitzungen möglichst effizient planen sollen. Hier stellt sich also die Frage, ob die Dokumente gut zu managen sind und bestenfalls einfach per Drag und Drop in das Board-Portal hochgeladen werden können, ob sich Sitzungsmappen automatisiert erstellen und bei Aktualisierung einzelner Dokumente einfach anpassen und ob sich die zuliefernden Abteilungen problemlos und vor allem sicher in den Erstellungsprozess miteinbinden lassen. Darüber hinaus sollte ein Board-Portal den Vorstands- und Aufsichtsratsbüros das Management von Abstimmungen und Freigabeprozessen aus dem System heraus erlauben sowie die zuliefernden Abteilungen automatisiert an Abgabe-Deadlines erinnern.

 

 

Ist der Support eines Board-Portals 7 Tage die Woche, rund um die Uhr verfügbar?

Nicht selten herrscht rund um Gremiensitzungen Zeitdruck. Gibt es dann noch ein Problem mit der Board-Portal-Software, kommt das mehr als ungelegen. Deshalb gilt es vor der Entscheidung für einen konkreten Board-Portal-Anbieter immer auch zu klären, wie es um den Support steht. Bestenfalls gibt es einen kompetenten 24/7 Support, der Ihnen bei Ihrem Anliegen im Zweifel auch in unterschiedlichen Sprachen weiterhelfen kann.

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