Ein digitaler oder auch genannt elektronischer oder virtueller Datenraum ist eine cloudbasierte, passwortgeschützte Internetplattform zur sicheren Verwaltung und Speicherung von vertraulichen Daten und Dokumenten. Datenräume bieten mit spezifischen Funktionen und Ausgestaltungsmöglichkeiten wie der Zwei-Faktor-Authentifizierung, einem dedizierten Berechtigungsmanagement oder der Dokumentenversionierung ein absolut sicheres Arbeitsumfeld. Gleichzeitig kann dank digitaler Basis sowohl intern mit Kollegen als auch extern mit Geschäftspartnern eine komfortable, flexible und nahtlose Zusammenarbeit an den sensiblen Dokumenten sowie ein sicherer Datenaustausch sichergestellt werden.
Worauf es bei der Wahl eines Virtuellen Datenraums ankommt
Datenräume sind das Zuhause für sensible Geschäftsinformationen. Daher sind sie grundsätzlich für alle Projekte sinnvoll, bei denen Daten sicher gespeichert, bearbeitet und ausgetauscht werden müssen. Mittlerweile gibt es hier eine große Anzahl von Anbietern mit ähnlichen Lösungen. Deshalb ist es vor der konkreten Entscheidung für einen Datenraum wichtig, sich bewusst zu sein, für welchen Zweck man den Datenraum benötigt und welche Funktionen er mitbringen sollte. Abgesehen davon gibt es aber auch Basiseigenschaften, die ein elektronischer Datenraum in jedem Fall erfüllen sollte.
Basis Elemente eines Datenraums
Höchste Sicherheit
Konfigurierbare Funktionen
Hohe Benutzerfreundlichkeit
Unmittelbare und mobile Einsatzbereitschaft
Keine Installation benötigt
EINSATZGEBIETE EINES VIRTUELLEN DATENRAUMS
Die Einsatzgebiete von virtuellen Datenräumen sind breit gefächert: Klassischerweise finden sie bei M&A-Transaktionen, Due Diligence-Prüfungen oder dem Schutz von intellektuellem Eigentum Einsatz. Potenziell sind Datenräume in Unternehmen heute aber auch überall dort gefragt, wo es zum Transfer von Daten und Dokumenten außerhalb des Firmennetzwerks kommt. Denn nur wer den Schutz seiner Dokumente frühzeitig bedenkt, ist im Zweifel auch vor Cyberangriffen sicher.
Einsatzbereiche:
Fragen, die Sie sich vor der Entscheidung für einen potenziellen Datenraum-Anbieter stellen sollten.
Wie sicher ist ein Datenraum?
Die Hauptfunktion eines elektronischen Datenraums ist es, vertrauliche Dokumente zu schützen. Bei der Wahl eines konkreten Anbieters sollten Sie deshalb in jedem Fall einen Blick auf die einzelnen Sicherheitsfunktionen eines Datenraums werfen. Es gilt zu klären, ob die gespeicherten Daten auf dem Server sowie beim Transfer verschlüsselt werden, wie es um das Rechtemanagement für die einzelnen User und das eine effektive Betreiber Abschirmung durch Anwendung ausgefeilter Abwehrmechanismen gegen unbefugte Eingrille von Betreibern durch technisch-organisatorische Maßnahmen, ob eine Zwei-Faktor-Authentifizierung beim Login gewährleistet ist und ob eine offizielle Zertifizierung beispielsweise nach dem ISO 27001 Standard vorliegt.
Welche Funktionen kann der Datenraum bieten?
Damit der virtuelle Datenraum Ihrem Anwendungsfall gerecht wird, ist es wichtig, über die einzelnen Funktionalitäten des Datenraums Bescheid zu wissen. Denn nur mit den für Ihre Anforderungen nötigen Funktionen, gelangen Sie am Ende auch zum Erfolg. In jedem Fall sollte sich das Hochladen von Dokumenten einfach und sicher gestalten, unabhängig vom Dateityp. Das Dokumentenmanagement sollte außerdem nahtlos über Abteilungs- und Unternehmensgrenzen hinweg funktionieren. Die Vergabe von Sicherheitskategorien ist ebenfalls von Bedeutung, genauso wie die automatische Indexierung. Für Deal-Projekte spielt zudem das Vorhandensein eines Q&A-Moduls eine entscheidende Rolle, damit Sie sich bei Fragen mit dem Käufer bzw. Verkäufer in einer sicheren Umgebung austauschen können.
Ist der Datenraum unmittelbar einsatzbereit?
Benötigen Sie einen Datenraum, muss es oft schnell gehen, gerade wenn es sich um Due Diligence oder M&A-Projekte handelt. Die sofortige Einsatzbereitschaft ist daher ein wesentliches Kriterium bei der Wahl eines virtuellen Datenraums, damit Ihnen bei Ihrem Deal oder auch in anderen zeitkritischen Projekten keine Zeit verloren geht.
Wie einfach ist der Datenraum zu bedienen?
Sicherheit ist die eine Sache, Benutzerfreundlichkeit die andere. Lässt sich der digitale Datenraum nicht einfach, flexibel und praktisch bedienen, werden Sie ihn auch nicht wie beabsichtigt nutzen. Zu klären ist vor der konkreten Entscheidung für einen bestimmten Datenraum daher einerseits, ob es eine Microsoft Integration gibt, sodass alle Office-Dokumente aus dem Datenraum heraus sicher bearbeitet werden können. Andererseits sollten eine Volltextsuche und die automatische Versionierung vorhanden sein, sodass Dokumente schnell zu finden und die jeweiligen Veränderungsschritte chronologisch nachvollzogen werden können. Außerdem sollte ein Datenraum mobil nutzbar sein, sodass Sie von überall, zu jeder Zeit reibungslos und sicher an Ihren Projekten arbeiten können.
Ist zum Start der Datenraum-Software eine Installation notwendig?
Hand in Hand mit der unmittelbaren Einsatzbereitschaft eines elektronischen Datenraums geht die Frage, ob für den Datenraum, eine Installation notwendig ist. Denn ist das der Fall, geht das auf Kosten der Schnelligkeit. Müssen Sie beispielsweise bei M&A-Transaktionen Externe ad hoc in den Datenraum einladen, sollte hier keine zusätzliche Installation der Software im Wege stehen. Je nach Anwendungsfall setzen Sie daher besser auf eine reine cloud-basierte Lösung.
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Die Einführung eines Datenraums ist schnell und einfach, die Bedienung intuitiv. Anwender, die bereits am PC arbeiten, können schon nach kurzer Einarbeitungszeit loslegen. Für den sicheren Betrieb sind keine EDV-Kenntnisse notwendig. Ihr Unternehmen hat sofort Zugriff auf einen weltweit verfügbaren Datenraum, den niemand ohne Ihre Berechtigung betritt.