Brainloop

* Die Bezeichnung Bewerber knüpft nicht an ein Geschlecht an, sondern ist genderneutral zu verstehen.

 

Stand: 17. Juli 2023

Der Schutz personenbezogener Daten ist der Brainloop AG („Brainloop“ oder „wir“) ein wichtiges Anliegen. Wir verarbeiten personenbezogene Daten ausschließlich im Einklang mit den gesetzlichen Vorgaben, insbesondere der EU-Datenschutz-Grundverordnung („DSGVO“) und dem Bundesdatenschutzgesetz („BDSG“). Diese datenschutzrechtlichen Hinweise für Bewerber beschreiben, wie wir Ihre personenbezogenen Daten speichern und verarbeiten, wenn Sie sich bei uns per E-Mail, Post, LinkedIn oder auf sonstige Weise für eine Anstellung bewerben, und welche Rechte Sie in diesem Zusammenhang haben.

1. Wer ist für die Verarbeitung meiner Daten verantwortlich? Wie kann ich Brainloop kontaktieren?

Verantwortlicher für die Verarbeitung Ihrer Daten ist die Brainloop AG. Sie können Brainloop sowie den Datenschutzbeauftragten von Brainloop, jederzeit unter den nachfolgenden Kontaktdaten erreichen:

Verantwortlicher: Brainloop AG, Theatinerstrasse 12, 80333 München,

Telefon: +49 89 444 699 0;

E-Mail: legal@brainloop.com

Datenschutzbeauftragter:

dpo@brainloop.com

2. Welche meiner Daten werden verarbeitet?

Brainloop erhebt diejenigen Daten, die Sie gegenüber Brainloop im Rahmen Ihrer Bewerbung offenlegen, insbesondere gewünschte Position, Name, Titel, Adresse, E-Mail, Telefon, Geburtsdatum, Angaben zur Schul- und Berufsausbildung, aktuelle und vorherige Tätigkeit, Zeugnisse, Sprachkenntnisse, Computerkenntnisse.

Gegebenenfalls erhalten wir vorgenannte Daten zu Ihrer Person auch von Personalvermittlungs-agenturen, mit denen wir zusammenarbeiten. Darüber hinaus kann es sein, dass wir Daten von Ihnen erheben, die Sie über Bewerbungs-plattformen sowie öffentlich zugängliche und beruflich genutzte soziale Medien zur Pflege bestehender und zum Knüpfen neuer geschäftlicher Kontakte (z.B. LinkedIn, Xing) veröffentlicht haben. Dazu gehören Ihr Name, Kontaktdaten, Angaben zum beruflichen Werdegang sowie sonstige relevante Daten, die Sie ggf. in dem jeweiligen Netzwerk zu beruflichen Zwecken offenlegen. Zudem kann es in bestimmten Fällen sein, dass wir relevante Daten zu Ihrer Person von unserem Risikomanagement-Dienstleister (Signum Consulting GmbH, Rungestr. 19, 10179 Berlin) erhalten, der uns – soweit erforderlich und rechtlich zulässig – im Rahmen der Durchführung einer Pre-Employment Compliance-Überprüfung der Eignung Ihrer Person für die gewünschte Stelle unterstützt (z.B. Verifizierung Ihrer Angaben zu gemeldeter Adresse, relevanten (höchsten) Bildungs-abschlüssen und ggf. Vermögensverhältnissen (sofern für die Einstellung auf die konkrete Position relevant), Abgleich mit relevanten Sanktions-, Terror- und Negativlisten).

Bitte stellen Sie bei Einreichung Ihrer Bewerbung sicher, dass Sie keine sensitiven personenbezogenen Daten zu Ihrer Person (z.B. Angaben über Gesundheit, ethnische Herkunft, politische Meinungen, religiöse oder weltanschauliche Überzeugungen, Gewerkschaftszugehörigkeit oder sexuelle Orientierung) offenlegen, da diese Angaben für eine Beurteilung Ihrer Fähigkeiten und Qualifikationen zwecks Entscheidung über Ihre Bewerbung nicht erforderlich sind.

3. Für welche Zwecke und auf welcher Rechtsgrundlage werden meine Daten verarbeitet? Wie lange werden meine Daten gespeichert?

Brainloop verarbeitet Ihre Daten im Rahmen Ihrer Bewerbung nur, soweit dies für die Bearbeitung Ihrer Bewerbung (einschließlich der Durchführung von Pre-Employment Compliance-Überprüfungen) und die Entscheidung über die Begründung eines Beschäftigungsverhältnisses mit Ihnen erforderlich ist. Als Rechtsgrundlage für die Verarbeitung Ihrer Daten stützen wir uns auf die Erforderlichkeit der Verarbeitung für die Entscheidung über die Begründung eines Beschäftigungsverhältnisses mit Ihnen (§ 26 Abs. 1 Satz 1 BDSG). Soweit dies im Zusammenhang mit der Durchführung von bestimmten Maßnahmen zur Pre-Employment Compliance-Überprüfung erforderlich ist, kann es zudem sein, dass wir Sie vor Verarbeitung Ihrer Daten um Ihre vorherige Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a) DSGVO) bitten. Es steht Ihnen frei, Ihre Einwilligung zu verweigern, ohne dass dies Auswirkungen auf Ihr Bewerbungsverfahren hat. Gegebenenfalls werden wir Sie in diesem Fall jedoch um weitere Nachweise bitten, die uns eine vollständige Pre-Employment Compliance-Überprüfung ermöglichen.

Sofern ein Beschäftigungsverhältnis mit Ihnen begründet wird, übernehmen wir Ihre Daten aus dem Bewerbungsprozess – soweit diese für die Begründung und Durchführung des Beschäf-tigungsverhältnisses relevant sind – in unsere Personaldatenbank und verarbeiten diese gemäß unseren Datenschutzrechtlichen Hinweisen für Mitarbeiter im Einklang mit unseren datenschutzrechtlichen Aufbewahrungs- und Löschprozessen, über die wir Sie im Rahmen Ihrer Anstellung gesondert informieren.

Sofern kein Beschäftigungsverhältnis begründet wird, speichern wir Ihre Daten nach der vollständigen Abwicklung des Bewerbungs-verfahrens grundsätzlich für eine Dauer von 12 Monaten. Als Rechtsgrundlage für die Speicherung der Daten stützen wir uns auf die Erforderlichkeit der Verarbeitung zur Wahrung unserer berechtigten Interessen an der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen, insbesondere der Abwehr etwaig geltend gemachter Ansprüche gemäß dem AGG (Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO).

Wenn wir Ihre Bewerbung über eine Personalvermittlungsagentur erhalten haben, kann es sein, dass wir wenige Daten (insbesondere Ihren Namen, den Kanal, über den wir Ihre Bewerbung erhalten haben und das Datum Ihrer Bewerbung) darüber hinaus für zusätzliche 6 Monate speichern, soweit dies erforderlich ist, um bei einer etwaigen erneuten Bewerbung und Einstellung Ihrer Person innerhalb von 18 Monaten ab Ihrer ersten Bewerbung unseren vertraglichen Pflichten zur Zahlung einer Vermittlungsgebühr gegenüber der Personalvermittlungsagentur Rechnung tragen zu können. Als Rechtsgrundlage für die Speicherung der Daten stützen wir uns auf die Erforderlichkeit der Verarbeitung zur Wahrung unserer berechtigten Interessen an der Erfüllung unserer vertraglichen Pflichten gegenüber Personalvermittlungsagenturen (Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO).

Sofern wir Ihnen auf Ihre Bewerbung leider keine passende Position anbieten können, von Ihrer Bewerbung jedoch einen positiven Eindruck ge-wonnen haben, kann es zudem sein, dass wir Ihre Daten gerne in einen Bewerberpool aufnehmen und speichern würden, um uns bei der Besetzung etwaiger zukünftiger Stellen wieder an Sie wenden zu können. Eine Aufnahme und Speicherung Ihrer Daten im Bewerberpool erfolgt nur mit Ihrer ausdrücklichen Einwilligung, zu deren Abgabe wir Sie gesondert im Rahmen des Bewerbungsprozesses bitten. Wenn Sie uns zu den vorstehenden Zwecken Ihre entsprechende Einwilligung erteilen, speichern wir Ihre Daten nach Abwicklung des Bewerbungsverfahrens im Bewerberpool für eine Dauer von 5 Jahren. Sie können Ihre Einwilligung jederzeit widerrufen, ohne dass hierdurch die Rechtmäßigkeit der Verarbeitung Ihrer Daten auf Grundlage Ihrer Einwilligung bis zum Widerruf berührt wird.

Soweit wir im Vorfeld eines Bewerbungs-verfahrens Daten erheben und verarbeiten, die Sie über Bewerbungsplattformen oder öffentlich zugängliche und beruflich genutzte soziale Medien veröffentlicht haben, und soweit wir Sie über diese Plattformen und sozialen Medien im Hinblick auf geeignete Stellenangebote kontaktieren, stützen wir die Verarbeitung Ihrer diesbezüglichen Daten auf die Notwendigkeit der Verarbeitung zur Wahrung unseres berechtigten Interesses, geeignete Bewerber für unser Unternehmen zu rekrutieren und diese im rechtlich zulässigen Rahmen auf geeignete Stellenangebote aufmerksam zu machen (Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO). Soweit zur Ansprache potenzieller Bewerber rechtlich erforderlich, stützen wir die Verarbeitung auf die vorherige Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a) DSGVO). Soweit sich hieran ein Bewerbungsverfahren anschließt, richtet sich die Datenverarbeitung nach den vorstehend beschriebenen Prozessen. Soweit dies nicht der Fall ist, werden etwaige von Ihnen gespeicherte Daten gemäß unseren Löschroutinen wieder vollständig gelöscht.

Wir löschen Ihre Daten grundsätzlich nach Ablauf der jeweils oben genannten Aufbewahrungs¬dauer, es sei denn, dass einer Löschung gesetzliche Aufbewahrungspflichten entgegen¬stehen oder eine längere Speicherung im konkreten Fall zur Erfüllung sonstiger rechtlicher Verpflichtungen oder zur Wahrung unserer berechtigten Interessen (Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung unserer Rechtsansprüche) erforderlich ist.

4. Bin ich verpflichtet, meine Daten bereitzustellen?

Sie sind weder vertraglich noch gesetzlich dazu verpflichtet, uns Ihre Daten bereitzustellen. Gegebenenfalls können wir Ihre Bewerbung jedoch nicht vollständig bearbeiten, wenn Sie nicht die für die Bearbeitung Ihrer Bewerbung erforderlichen Daten angeben.

5. An wen werden meine Daten weitergegeben?

Ihre Daten werden streng vertraulich behandelt und intern nur an die jeweiligen Abteilungen/Mitarbeiter weitergegeben, die Ihre Daten zur Abwicklung Ihrer Bewerbung kennen müssen.

Brainloop ist innerhalb der Brainloop Gruppe für die zentrale Durchführung und Abwicklung der Bewerbungsprozesse (einschließlich für die mit Brainloop verbundenen Gruppenunternehmen in Österreich und der Schweiz) verantwortlich. Sofern Sie sich auf eine Stelle bei einem Brainloop Gruppenunternehmen in Österreich oder der Schweiz bewerben, werden Ihre Daten durch Brainloop auch an das jeweilige Gruppen-unternehmen weitergegeben, soweit dies zur Bearbeitung Ihrer Bewerbung, insbesondere zur Überprüfung der Qualifikation und Eignung sowie zur Durchführung von Vorstellungsgesprächen, erforderlich ist. Insoweit handeln Brainloop und das jeweilige Gruppenunternehmen als gemeinsame Verantwortliche (im Sinne von Art. 26 DSGVO). Für eine effektive Geltend¬machung Ihrer Rechte als betroffene Person (siehe Ziffer 6) können Sie sich jederzeit an die zentrale Anlaufstelle bei der Brainloop AG unter den in Ziffer 1 aufgeführten Kontaktdaten wenden, auch wenn die Verarbeitung im Rahmen der gemeinsamen Verantwortlichkeit durch ein anderes vorstehend genanntes Brainloop Gruppenunternehmen durchgeführt wird. Es bleibt Ihnen selbstverständlich vorbehalten, Ihre Rechte auch direkt gegenüber dem jeweils betroffenen Gruppenunternehmen geltend zu machen.

Die Kontaktdaten der anderen Brainloop Gruppenunternehmen sind wie folgt:

Brainloop Austria GmbH

Ausstellungsstraße 50 /C /2. OG, 1020 Wien, Österreich

Tel.: +49 89 444 699 0

E-Mail: legal@brainloop.com

 

Brainloop Switzerland AG,

Gotthardstrasse 30

6300 Zug, Schweiz

Tel.: +41 (0) 41 710 39 71

E-Mail: legal@brainloop.com

 

Weitere Informationen zur gemeinsamen Verantwortlichkeit sowie zum Wesentlichen der diesbezüglichen Vereinbarung zwischen Brainloop und den anderen Brainloop Gruppenunternehmen können Sie jederzeit auf Anfrage bei Brainloop unter den in Ziffer 1 genannten Kontaktdaten erhalten.

Brainloop nutzt ferner globale IT-Systeme und Applikationen, die durch verbundene Unternehmen der Diligent Unternehmensgruppe (und ihre externen Dienstleister) im Rahmen ausgelagerter Funktionen betrieben und bereitgestellt werden sowie gruppenweit integrierte und zentralisierte Business Services und Funktionen in den Bereichen IT-Services und HR, die durch Mitarbeiter in verschiedenen mit Brainloop verbundenen Unternehmen der Diligent Gruppe erbracht werden (z.B. IT-Support und Administration, Vorauswahl von Bewerbern, Koordination von Bewerbergesprächen). Zu diesen Zwecken werden Ihre Daten von Brainloop – soweit erforderlich – an die Diligent Corporation (Hauptsitz 111 West 33rd Street, 16th Floor, New York, NY 10120, USA; Datenschutzbeauftragter: privacy@diligent.com) sowie ggf. weitere verbundene Unternehmen der Diligent Gruppe (einschließlich mit Sitz in der Europäischen Union, Kanada, Indien, dem Vereinigten Königreich sowie den USA) weitergegeben. Insoweit handeln Brainloop und die Diligent Corporation (sowie etwaige weitere in die Verarbeitung eingebundene Gruppenunternehmen) als gemeinsame Verantwortliche (im Sinne von Art. 26 DSGVO). Weitere Informationen zur gemeinsamen Verantwortlichkeit sowie zum Wesentlichen der diesbezüglichen Vereinbarung zwischen Brainloop und Diligent Corporation (sowie etwaigen weiteren in die Verarbeitung eingebundenen Gruppenunternehmen) können Sie jederzeit auf Anfrage bei Brainloop unter den in Ziffer 1 genannten Kontaktdaten erhalten.

Zudem übermitteln wir Ihre Daten im rechtlich zulässigen Umfang zu den oben unter Ziffer 3 genannten Zwecken an vorher sorgfältig ausgewählte und gemäß den einschlägigen datenschutzrechtlichen Bestimmungen vertrag-lich verpflichtete externe Dienstleister in den Bereichen IT-Services (wie etwa den Betreiber unseres Online-Bewerbungstools Greenhouse Recruiting (Greenhouse Software, Inc, 18 West 18th Street, 11th Floor New York, NY 10011, USA) und unsere technischen Dienstleister zur Speicherung Ihrer Daten) sowie Compliance-Überprüfung (Signum Consulting GmbH, Rungestr. 19, 10179 Berlin). Diese Unternehmen dürfen Ihre personenbezogenen Daten nur verarbeiten, soweit dies für die Bereitstellung der von uns beauftragten Dienstleistungen erforderlich ist. Ihre Daten wer¬den weder an Dritte verkauft noch anderweitig vermarktet. Eine aktuelle Liste aller Dienstleister können Sie auf Anfrage bei Brainloop unter den unter Ziffer 1 genannten Kontaktdaten erhalten.

Es kann in einigen Fällen sein, dass die oben ge-nannten Empfänger ihren Sitz in Ländern außer-halb der Europäischen Union und der Vertrags-staaten des Europäischen Wirtschaftsraumes haben („Drittländer“), insbesondere den USA. Die Gesetze dieser Länder gewährleisten unter Umständen kein Datenschutzniveau, das von der Europäischen Kommission im Rahmen eines Angemessenheitsbeschlusses für angemessen befunden wurde. In diesen Fällen haben wir jedoch geeignete Maßnahmen getroffen, um sicherzustellen, dass Ihre Daten auch durch die Empfänger in Drittländern angemessen geschützt werden (z.B. durch den Abschluss von EU-Standardvertragsklauseln sowie die Implementierung zusätzlicher Maßnahmen). Um mehr über die Empfänger Ihrer Daten, die betroffenen Drittländer sowie die von uns getroffenen Maßnahmen zum Schutz Ihrer Daten zu erfahren, einschließlich der Möglichkeit eine Kopie der Maßnahmen zu erhalten, wenden Sie sich bitte an Brainloop unter den in Ziffer 1 aufgeführten Kontaktdaten.

6. Welche Rechte habe ich, und wie kann ich diese ausüben?

Sie haben nach Maßgabe der gesetzlichen Bestimmungen das Recht:

• Auskunft über die von Ihnen verarbeiteten personenbezogenen Daten sowie eine Kopie dieser Daten zu verlangen (Recht auf Auskunft);
• die Berichtigung unrichtiger personenbezogener Daten und, unter Berücksichtigung der Zwecke der Verarbeitung, die Vervollständigung unvollständiger personenbezogener Daten zu verlangen (Recht auf Berichtigung);
• bei Vorliegen berechtigter Gründe die Löschung Ihrer personenbezogenen Daten zu verlangen (Recht auf Löschung);
• die Einschränkung der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu verlangen, sofern die gesetzlichen Voraussetzungen gegeben sind (Recht auf Einschränkung der Verarbeitung);
• bei Vorliegen der gesetzlichen Voraussetzungen die von Ihnen bereitgestellten personenbezogenen Daten in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zu erhalten und diese Daten an einen anderen Verantwortlichen zu übermitteln oder, soweit dies technisch machbar ist, von Brainloop übermitteln zu lassen (Recht auf Datenübertragbarkeit); sowie
• nicht einer ausschließlich auf einer automatisierten Verarbeitung beruhenden Entscheidung unterworfen zu werden, sofern die gesetzlichen Voraussetzungen hierfür nicht vorliegen. Eine automatisierte Entscheidungs-findung wird von Brainloop nicht durchgeführt.

Sie haben ferner das Recht, einer Verarbeitung Ihrer Daten, die zur Wahrung der berechtigten Interessen von Brainloop erfolgt, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, nach Maßgabe der gesetzlichen Bestimmungen jederzeit zu widersprechen (Widerspruchsrecht). Werden personenbezogene Daten von Brainloop verarbeitet, um Direktwerbung zu betreiben, haben Sie das Recht dieser Verarbeitung jederzeit zu widersprechen, ohne dass es hierfür besonderer Gründe bedürfte.

Sie haben ferner das Recht eine etwaige von Ihnen erteilte Einwilligung jederzeit zu widerrufen. Durch den Widerruf wird die Rechtmäßigkeit der Verarbeitung Ihrer Daten auf Grundlage Ihrer Einwilligung bis zum Widerruf nicht berührt.

Zur Ausübung Ihrer Rechte sowie zum Widerruf einer etwaigen Einwilligung, wenden Sie sich bitte an Brainloop oder unseren Datenschutzbeauftragten unter den in Ziffer 1 genannten Kontaktdaten. Zur Ausübung Ihrer Rechte im Hinblick auf die Verarbeitung von Daten, die im Rahmen der in Ziffer 3 beschriebenen gemeinsamen Verantwortlichkeit zwischen mehreren Unternehmen erfolgt, können Sie Ihre Rechte bei und gegenüber jedem einzelnen der genannten Verantwortlichen geltend machen. Zur effektiven Ausübung Ihrer Rechte empfehlen wir Ihnen, sich an die zentrale Anlaufstelle bei der Brainloop AG unter den in Ziffer 1 aufgeführten Kontaktdaten zu wenden.

Zudem haben Sie unbeschadet sonstiger Rechtsbehelfe jederzeit das Recht, eine Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde einzureichen.