Corporate Secretary: Professionalisierung auch für den Mittelstand

Die Betreuung eines Beirates oder Aufsichtsrats durch die Gesellschaft ist vielmehr als eine reine Sekretariatsfunktion. Zurecht heißt diese Position Corporate Secretary. Denn ohne Wissen über das Unternehmen, dessen Strategie und Produkte sowie rechtliches Wissen ist eine kompetente Unterstützung eines Beirates / Aufsichtsrates nicht möglich.

Das Board Office, Status Quo großer Gesellschaften

Mit der Größe eines Unternehmens nimmt oft auch die Komplexität der Kontrollaufgaben zu. Dies ist insbesondere dann der Fall, wenn es sich um börsennotierte Unternehmen und / oder international besetzte Gremien handelt. In diesen Fällen sind oft eigene Stabsstellen, das sogenannte interne Aufsichtsratsbüro oder auch Board Office genannt, für die Vorbereitung und Betreuung des Aufsichtsrates verantwortlich. Im internen Aufsichtsratsbüro sind mehrere Mitarbeiter ausschließlich für die fachliche und organisatorische Betreuung des Aufsichtsrates verantwortlich.

Distanz zur Geschäftsführung, eine der größten Herausforderungen

Gerade bei eigenständigen Stabsabteilungen wie dem Board Office oder Corporate Secretary kann die Unterstützung per se nie frei von unternehmenseigenen Interessen sein. Der Interessenskonflikt ist bereits in der Organisationsstruktur des internen Aufsichtsratsbüros fest verankert. Durch die damit verbundenen Insiderkenntnisse im Unternehmen wird der Nachteil zugleich auch zu einem großen Vorteil. Eine Auflösung des bestehenden Konfliktpotentials kann nur

1. durch die fachliche und disziplinarische Zuordnung aller Mitarbeiter des Board Offices an den Aufsichtsratsvorsitzenden oder
2. durch Outsourcing der Tätigkeiten erreicht werden.

Mehrwert durch Vielfältigkeit, die Chancen des Mittelstandes

Die Komplexität der Gremienarbeit nimmt auch im Mittelstand zu. Internationale Geschäftsbeziehungen, die Berücksichtigung steuerlicher und rechtlicher Belange von Gründerfamilien oder das Thema Nachfolgeregelung sind nur einige Beispiele, zur Verdeutlichung der stetig steigenden Komplexität.
Aufgaben wie diese machen auch im Mittelstand eine fachliche Betreuung des Beirates / Aufsichtsrates erforderlich. Je nach den inhaltlichen Schwerpunkten ist diese Aufgabe oft in den Stabsstellen des Vorstandes (Recht / Steuern / Finanzen) oder im Vorstandssekretariat angesiedelt.

Der Corporate Secretary ist daher eine Funktion, die es im Mittelstand oft nicht gibt. Was unabhängig von der Namensgebung gebraucht wird, ist der persönliche Projektleiter zur Koordination aller Fragen und Belange des Beirates oder Aufsichtsrates.

Den besten Experten zu jeder Fragestellung zu finden und zu steuern ist die Kernaufgabe im Mittelstand. Der Mittelstand punktet dabei durch die Vielfältigkeit in seinen Organisationsstrukturen und vereint so stets das beste Fachwissen des Unternehmens für die Betreuung der entsprechenden Gremien.

Entscheidend für die Professionalisierung der Gremienbetreuung im Mittelstand sind klare Verantwortlichkeiten auf Fachebene und ein umfassendes externes und internes Expertennetzwerk: Der Projektleiter für den Aufsichtsrat / Beirat.

Zusammenfassung: Professionalisierung durch klare Verantwortlichkeiten

Ein Corporate Secretary ist auch im Mittelstand für die Koordination der Gremienarbeit unerlässlich.
Der große Vorteil des Mittelstandes:

• Die Ausgestaltung dieser Funktion kann flexibel und individuell gestaltet werden.
• Mehrwert wird vor allem dann generiert, wenn unter dieser Funktion mehr als reine Assistenzleistungen verstanden werden.
• Der Corporate Secretary ist das Ohr in das Unternehmen und vereint Insiderkenntnisse mit höchstem fachlichen Know-how.
• Ein breites externes Expertennetzwerk bringt die erforderliche Distanz zur Geschäftsführung ein.
• Der Corporate Secretary lebt von der Persönlichkeit des koordinierenden Mitarbeiters, seiner Anerkennung im Unternehmen und einem generalistischen Wissensansatz.

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