Sichere Kommunikation spielt in der Vorstands- und Aufsichtsratsarbeit eine entscheidende Rolle. Dabei gewinnen digitale Datenräume immer mehr an Beliebtheit. Auch bei Due-Diligence-Verhandlungen oder dem Austausch von Dokumenten wie Forschungsergebnissen und Ausschreibungen kommen sie zum Einsatz. Um auch hochsensible Geschäftsinformationen schnell, sicher und transparent mit internen Mitarbeitern oder externen Personen austauschen zu können, müssen diese virtuellen Tresore allerdings ganz bestimmte Aufgaben erfüllen. Es gilt auf spezielle Funktionen zu achten. Daher haben wir Ihnen die essenziellen Teilbereiche eines sicheren Datenraums für Sie zusammengestellt:
1. Ein sicherer Datenraum zeichnet sich durch konfigurierbare Zugriffsberechtigungen aus. Administratoren müssen in der Lage sein, individuelle Rechte festzulegen – auf Benutzer- und Dokumentenebene. Dazu gehören Policies für das Lesen, Schreiben oder Löschen und das Drucken und Weiterleiten von Daten.
2. Die Inhalte des Datenraums sollten unbedingt vor unbefugtem Zugriff geschützt sein. Dies gelingt mit Zwei-Faktor-Authentifizierung und einer durchgängigen Verschlüsselung im Versand und auf allen Endgeräten. Denn auch IT-Mitarbeiter wie Administratoren und der User-Support dürfen keinen Zugriff auf die sensiblen Informationen erhalten. Selbst der Cloud-Betreiber eines sicheren Datenraums ist davon nicht ausgenommen. Technische Funktionen sorgen dafür, dass auch der Anbieter des Datenraums keine Einsicht in die Daten seiner Kunden erhalten kann.
3. Ein Journal sollte vollständig dokumentieren, welcher Benutzer wann welches Dokument herunterlädt, löscht, kopiert oder ansieht. Diese Dokumentation der Datenraumaktivitäten ist u.a. aus Compliance Gründen unbedingt notwendig.
4. Anwender benötigen jederzeit schnellen Datenzugriff. Auch von mobilen Geräten aus. Dazu gehören neben Notebooks auch Smartphones und Tablets. Wichtig dabei: Die Darstellung muss für mobile Devices entsprechend aufbereitet werden. Zudem enthalten Datenräume oftmals große und umfangreiche Dokumente wie Verträge, Prüfberichte oder Pläne. Um ein effizientes Arbeiten aller Beteiligten zu gewährleisten, müssen diese Dokumente schnell und gebündelt hochgeladen werden können. Auch eine problemlose Ansicht umfangreicher Dokumente im Browser sollte gewährleistet sein.
5. Moderne Datenräume zeichnen sich durch eine einfache und intuitive Nutzung aus. So ist sichergestellt, dass Personen mit unterschiedlichem Wissensstand den vollen Funktionsumfang nutzen können. Häufig sind Personen mit wenig oder keinen IT-Kenntnissen Nutzer dieser Plattformen.
6. Der Serverstandort des Betreibers sollte in Deutschland oder der EU sein. Das gewährleistet, dass gesetzliche Regularien und Vorschriften wie die EU-DSGVO eingehalten werden können. Hinzu kommt, dass klar ist, wo die Daten tatsächlich aufbewahrt werden und keine rechtlichen Grauzonen entstehen.
7. Bevor Sie sich für einen Anwender entscheiden und einen Kauf abschließen, bieten erfahrene Softwareanbieter einen kostenlosen Testaccount an, um sicherzustellen, dass die Software den Ansprüchen des Unternehmens und der Teilnehmer gerecht wird. Dies sollten Sie unbedingt in Anspruch nehmen.
8. Last but not Least. Achten Sie auf einen kompetenten Kundensupport mit guten Serviceleistungen und ausreichend Anwendersupport. Dies beinhaltet eine hohe Erreichbarkeit, Q&A zu den relevantesten Fragen, kurze Anwender-Tutorials oder Schulungen.
Mit einer Software von Brainloop erhalten Sie all diese Funktionen. Brainloop ist einer der führenden Anbieter cloudbasierter Lösungen für die sichere Zusammenarbeit an vertraulichen Dokumenten und begleitet Sie gerne bei der Realisierung Ihrer Pläne. Kontaktieren Sie uns für weitere Informationen oder vereinbaren Sie eine Demo.
Geschrieben von Limor Gersch
Board, Brainloop, Informationssicherheit
