Digitalisierung braucht einen sicheren Raum

Die Pandemie zieht sich langsam zurück. Was für Unternehmen bleibt, ist ein zweigeteiltes Bild: „Corona ist gleichermaßen Digitalisierungsbeschleuniger wie Digitalisierungsbremse“, kommentierte kürzlich Bitkom-Präsident Achim Berg. In einer repräsentativen Befragung von Bitkom mit mehr als 500 Unternehmen hatte der Branchenverband in den vergangenen Monaten die Bedeutung der Digitalisierung von Geschäftsprozessen unter die Lupe genommen. Das Ergebnis: Fast die Hälfte (47 Prozent) der Unternehmen gab an, dass Corona überfällige Digitalisierungsvorhaben angeschoben hat aber in etwas mehr als der Hälfte (52 Prozent) wurden Digitalisierungsprojekte wegen COVID-19 erstmal auf Eis gelegt.*

Digitale Office-Lösungen und Kollaborationstools gewinnen an Beliebtheit

Deutlich wird anhand der Zahlen auch, dass Corona die Nutzung digitaler Office-Lösungen weiter vorantreiben wird. Messenger und Kollaborationstools werden nun im Durchschnitt von der Merheit der Mitarbeiter genutzt. Auffällig ist in diesem Zusammenhang vor allem, dass viele Unternehmen die Pandemie zum Anlass genommen haben, das papierlose Büro ins Leben zu rufen. So werden in 62 Prozent der Unternehmen weniger Dokumente ausgedruckt als noch vor einem Jahr. Dennoch zählen zu den größten Hürden in der Umsetzung fehlende Standards (64 Prozent) und zu hohe Anforderungen an den Datenschutz (63 Prozent). Deutlich mehr als die Hälfte der Unternehmen haben Angst vor unberechtigtem Zugriff auf sensible Unternehmensdaten und fürchten Datenverlust.

Sichere Datenräume treiben Digitalisierung voran

In diese Lücke stoßen virtuelle Datenräume. Cloud-basierte Datenräume ermöglichen den schnellen und sicheren Zugriff auf Dokumente für interne und externe Personen. Anders als Webhosting-Lösungen bieten Datenräume höchste Sicherheitsstandards und Zusatzfunktionen, die die Arbeit in Teams erleichtern. Seit der Pandemie und der vermehrten Arbeit aus dem Homeoffice, erhielten diese Lösungen eine besondere Aufmerksamkeit: Denn sie ermöglichen MitarbeiterInnen den remoten Zugriff auf Dokumente und umfassen gleichzeitig höchste Sicherheitsvorkehrungen. Damit lassen sich selbst hoch sensible geschäftliche Dokumente vor unbefugtem Zugriff schützen.

Vielseitige Einsetzbarkeit von Datenräumen

Von Bedeutung sind virtuelle Datenräume häufig auch für Organisationen, die Transaktionen und das Management von Dokumenten bisher in Papierform durchgeführt haben. Wichtig bei der Wahl eines Anbieters ist allerdings nicht nur der Standort, an dem die Daten gehostet werden. Für Unternehmen in der EU gilt, dass Daten nur bei DSGVO-konformen Anbietern abgelegt werden dürfen. Das gilt nicht zuletzt auch für Due-Diligence-Prozesse oder im Fall von Übernahmen, Fusionen oder Kooperationen, bei denen besonders häufig sensible Dokumente im Einsatz sind. Hier müssen alle Informationen geschützt und alle Prozesse durchgängig protokolliert sein. Digitale Datenräume haben hierbei ein großes Sicherheitspotenzial und können uns bei der voranschreitenden Digitalisierung der Arbeitswelt schneller und sicherer ans Ziel bringen.

*Basis: 502 Unternehmen ab 20 Mitarbeitern in Deutschland | Quelle: Bitkom Research, Mai 2021

Geschrieben von  Limor Gersch

Compliance,  Digitalisierung,  Due Diligence