In den ersten Wochen des Jahres – der typischen Berichtszeit einer Aktiengesellschaft – herrscht Hochbetrieb in Finanzabteilungen, bei Vorstand, Aufsichts- sowie Verwaltungsräten. Finanzdaten müssen geprüft und bereitgestellt, Berichte geschrieben werden. Bis ein Ergebnis vorliegt, darf heute kaum noch Zeit vergehen – Fast Close lautet das Stichwort. Das Ziel sind schneller verfügbare Jahresabschlüsse, zum Vorteil von Märkten und Aktionären. Beiersdorf etwa legte in diesem Jahr bereits am 8. Januar vorläufige Zahlen vor. Eine reife Leistung, die nur durch gutes Teamwork, effiziente Prozesse und der entsprechenden Systemunterstützung möglich ist.

Dies hat natürlich auch Einfluss auf die Aufsichtsratsarbeit. Unabhängig davon, dass der Aufsichtsrat laut §171 AktG nach Zugang der Unterlagen nach wie vor einen Monat Zeit für den Aufsichtsratsbericht hat, werden Entscheidungszyklen immer kürzer. Dass Aufsichtsratsunterlagen aufwändig kopiert und per Kurier versendet werden, ist da kaum noch vorstellbar.

Informationsaustausch im Prüfungsausschuss

Finanzinformationen und Prüfberichte werden im Rahmen der Prüfungsausschuss-Tätigkeit zwischen Unternehmen, Prüfer und Aufsichtsrat virtuell ausgetauscht. Und meist bleibt es nicht beim initialen Stand der Informationen. Bis zuletzt werden Angaben nachgereicht und aktualisiert. Dem sicheren digitalen Versand kommt dabei besondere Bedeutung zu. Denn es geht um vertrauliche Unterlagen, die der Ad-hoc-Publizität unterliegen und nicht einfach per E-Mail versendet werden können. Viel zu leicht kann es passieren, dass sie in die falschen Hände geraten – sei es durch ein Versehen oder das gezielte Abgreifen von Insider-Informationen.

Aus diesem Grund kommen häufig digitale Board-Lösungen wie etwa der Brainloop BoardRoom zum Einsatz. Er orientiert sich an den Bedürfnissen von Unternehmensaufsicht, Vorstand und Corporate Office. Sensible Dokumente lassen sich dort sicher verschlüsselt ablegen, bearbeiten und kommentieren, ohne dass die Vertraulichkeit gefährdet wird. Gleichermaßen sicher sind sie über alle Endgeräte verfügbar. Im Rahmen eines Audit Trails werden sämtliche Zugriffe revisionssicher protokolliert und die Nachvollziehbarkeit gewährleistet.

Sicherer Zugriff für Wirtschaftsprüfer

Steht beispielsweise der Bericht des Wirtschaftsprüfers an, kann dieser Zugang zu festgelegten Bereichen des Datenraums erhalten und dem Prüfungsausschuss gezielt Informationen bereitstellen sowie Fragen beantworten.

Ein digitaler Boardroom bietet gerade in der Reporting Season Vorteile für alle Beteiligten. Ein zentraler Aufbewahrungsort, in dem alle Daten immer auf dem neusten Stand sind, ermöglicht eine sichere und effiziente Zusammenarbeit. Der Fast Close auf Aufsichtsratsebene wird so eine sichere Sache.

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