Der Deutsche Governance Kodex (DCGK) empfiehlt seit 2002 unter Punkt 5.6, „der Aufsichtsrat soll regelmäßig die Effizienz seiner Tätigkeit überprüfen.“

Im Österreichischen Corporate Governance Kodex (ÖCGK) ist dies in der Regel 36 formuliert und der Swiss Code of Best Practice fordert übergeordnet vom Verwaltungsrat eine auf Effizienz ausgerichtete Arbeitsweise.

Mit dieser in Deutschland und Österreich als Selbstevaluierung vorgesehenen Prüfung entsteht Raum zur Verbesserung der internen Prozesse sowie zur Optimierung der Überwachungs- und Beratungsfunktion insgesamt. In der Effizienzprüfung werden neben formalen Aspekten wie der Einhaltung von gesetzlichen Vorgaben auch qualitative Elemente bewertet. Dazu gehören neben dem Selbstverständnis und der Interaktion innerhalb des Gremiums auch die Informationsversorgung. Insbesondere für eine effiziente Informationsversorgung spielt die Digitalisierung eine entscheidende Rolle.

Selbstorganisation versus zentrale Informationsquellen

Früher wurden Dokumente, Berichte, Statistiken ausgedruckt, von den Aufsichtsratsbüros vor der Sitzung per Hand zu Mappen zusammengestellt und dann zur Sicherheit per Kurier verschickt. Für die Ablage und Archivierung waren dann die Aufsichtsräte selbst zuständig. Alternativ standen Dokumente im Vorfeld der Sitzung zur Einsicht in einem geschützten Raum bereit, so dass sich Gremienmitglieder nur sehr punktuell ein Bild machen konnten.

Zwar wurde auch in konservativen Chefetagen die analoge Kommunikation inzwischen längst durch die digitale ersetzt, dennoch setzen einige noch auf E-Mails und nehmen die Gefahr des Kontrollverlusts über vertrauliche Unterlagen billigend in Kauf. Auch von einer strukturierten Informationsversorgung kann hier nicht die Rede sein. Denn in diesem Fall obliegt die Verwaltung der jeweils aktuellen Dateiversion den Gremienmitgliedern selbst. Das kann gerade bei Sitzungsunterlagen schnell unübersichtlich werden, da sie häufig bis zur letzten Minute aktualisiert werden. Aus diesen Gründen ist der Austausch per E-Mail auch unter Effizienzgesichtspunkten nicht zu empfehlen.

Zeitnahe Informationsversorgung

Beschlüsse müssen oft in kürzester Zeit gefasst und vertrauliche Dokumente sicher ausgetauscht werden. Dazu benötigen Aufsichtsratsmitglieder eine Vielzahl an Informationen – und dies möglichst zeitnah, um rechtzeitig auf aktuelle Entwicklungen reagieren zu können. Über tagesaktuelle Informationen hinaus können auch Dokumente aus der Vergangenheit zur Bewertung einer Situation beitragen. Gefragt ist also eine zentrale Verzeichnisstruktur für alle relevanten Dokumente – für Sitzungsdokumente genauso wie für Ausschussunterlagen und ergänzende Adhoc-Informationen. Aufsichtsräte sollten darauf jederzeit und von überall aus Zugriff haben – vom PC genauso wie über das Tablet. So liegt es in der Hand des Gremienmitglieds, sich angemessen informieren zu können.

Spezialisierte Lösungen wie Brainloop BoardRoom unterstützen die optimale Informationsversorgung. Mehr noch: Dokumentenreviews und -kommentare werden in den Dokumenten direkt festgehalten und können mit anderen Mitgliedern oder dem Gremienbüro geteilt werden. So trägt eine digitale Lösung erheblich zu einer professionellen Sitzungsvorbereitung und zur Interaktion innerhalb des Gremiums bei – eine wichtige Basis für eine effektive Kontroll-, Beratungs- und Überwachungsfunktion.

Dies ist nur einer der Vorteile, die sich durch die Digitalisierung ergeben und auf die kein auf Sorgfalt und Effizienz bedachter Aufsichtsrat verzichten sollte. Erfahren Sie in unserem Whitepaper, welche weiteren Vorteile die Digitalisierung der Aufsichtsratskommunikation bietet und lesen Sie, welche Erfahrungen andere Unternehmen gemacht haben.

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