Zu viele Meetings und Besprechungen schwächen die Produktivität im Arbeitsalltag. Das gilt nicht erst seit Ausbruch der Pandemie und der teils überhandnehmenden Anzahl an Meetings und Online-Besprechungen: Viele Vor- und Nachbesprechungen, das Warten auf Vollständigkeit und Monologe, ohne inhaltliche Substanz, können Motivationskiller sein.

Hinterfragen der Anwesenheitskultur

Dabei stellt sich die Frage nach dem Grund unserer Meeting-Sucht. Nicht selten liegt es vermutlich daran, dass sich über Jahre und Jahrzehnte eine Anwesenheitskultur etabliert hat. Wer zugegen ist, ist auch produktiv, so die vorherrschende Meinung. Für diese Einschätzung sorgen nicht zuletzt auch Führungskräfte, die Arbeit daran messen, ob Mitarbeiter an einer Besprechung teilnehmen, oder eben nicht. Die Erfahrung allerdings lehrt uns, dass die produktivsten Mitarbeiter an weniger Besprechungen teilnehmen und stattdessen ihren Terminkalender für konzentriertes Arbeiten freihalten.

Mitunter werden Meetings auch dafür verwendet, um zu gewährleisten, dass Teilnehmer ihre Ziele einhalten. Eine Besprechung mit dem Vorgesetzten ist dafür allerdings oft gar nicht nötig – die Erreichung von Zielen lässt sich nicht über Besprechungen steuern. Vielmehr sollten die Gründe dafür besprochen werden, weshalb Ergebnisse erreicht wurden, oder weshalb Ziele nicht umgesetzt werden konnten. Hinzu kommt oft ein Trägheitseffekt: Wenn eine bestimmte Besprechung schon immer zu einer bestimmten Zeit stattgefunden hat, fällt es schwer zu überprüfen, ob der Termin wirklich sinnvoll ist.

Tipps für effiziente Meetings:

• Halten Sie als Organisator eines Meetings die Teilnehmerlisten schlank: Mitarbeiter, die keinen nennenswerten Beitrag leisten müssen oder können, müssen auch nicht zwingend an einer Besprechung teilnehmen. So vermeiden Sie auch, dass das Meeting inhaltlich in die falsche Richtung geht.

• Kommunizieren Sie klar, wenn eine Einladung optional ist. Machen Sie Mitarbeitern, die nicht teilnehmen sollen, deutlich, dass Sie auch deren Rat zu schätzen wissen, Sie aber der Meinung sind, dass die Zeit besser für andere Dinge genutzt werden kann.

• Nehmen Sie die Teilnahme an internen Besprechungen nicht als Maßstab für Engagement.

• Versuchen Sie, Besprechungen im Voraus zu planen, anstatt Arbeitsabläufe von Mitarbeitern mit einer Einladung in letzter Minute zu unterbrechen. Versuchen Sie, für alle Parteien günstige Termine zu finden, und ziehen Sie in Erwägung, eine Besprechung zu verkürzen oder ganz abzusagen, wenn es keine nennenswerten Inhalte gibt.

• Sind Sie unsicher, ob eine Besprechung notwendig ist, sagen Sie sie ab und beobachten Sie, was passiert. Machen Sie es sich zur Gewohnheit, bei wiederkehrenden Besprechungen zu fragen, ob Sie die nächste Besprechung tatsächlich brauchen.

• Lassen Sie die Digitalisierung für sich arbeiten und nutzten Sie intelligente Tools für wiederkehrende Besprechungen, die einen hohen administrativen Aufwand benötigen.

Meeting-Flut eindämmen mithilfe digitaler Tools

Spezielle Lösungen für modernes Sitzungsmanagement und Beschlussfassungen, wie die Brainloop MeetingSuite, unterstützen dabei, Informationen zu strukturieren und Dokumente für Sitzungsteilnehmer einfach zugänglich zu machen. Automatische Sitzungsvorlagen ermöglichen es Organisatoren, Besprechungen und Tagesordnungen in wenigen Mausklicks zu erstellen und rechtssicher mit involvierten Personen zu teilen. Möglich wird das durch eine Benutzerverwaltung mit klaren Berechtigungsstrukturen.
Achten Sie bei der Wahl entsprechender Werkzeuge zudem auf Aspekte wie Sicherheit, Compliance und Effizienz. Dafür sorgt Brainloop mit Funktionen wie Zwei-Faktor-Authentifizierung, durchgängige Verschlüsselung und Protokollierung, integriertes Device Management und Information Rights Management (IRM).

Geschrieben von  Limor Gersch

Board,  Digitalisierung