Mit 4 Fragen zum perfekten Board-Portal

Digitale Board-Lösungen für die Gremienarbeit liegen im Trend. Eine aktuelle europäische Studie von EY und Brainloop zeigt, dass gerade in angelsächsischen und skandinavischen Ländern fast alle Unternehmen mit Aufsichtsrat, Verwaltungsrat oder Beirat Board-Portale nutzen. In den deutschsprachigen Ländern sind es bereits 70 Prozent.

Wer zum ersten Mal darüber nachdenkt, ein Board-Portal bzw. einen elektronischen Datenraum für die Sitzungsvorbereitung, die effiziente Zusammenarbeit im Gremium zu nutzen, sollte sich selbst und dem Anbieter folgende Fragen stellen:

Welche Vorteile bieten Board-Portale?

Eine digitale Plattform bringt mehrere Benefits für die Arbeit im Aufsichtsrat und Gremien allgemein. Alle Dokumente wie Sitzungsunterlagen sind jederzeit digital verfügbar und durchgängig verschlüsselt. Damit lassen sich die Dateien nicht nur effizienter bearbeiten, kommentieren und teilen, sie sind mit dem geeigneten Board-Portal besonders gegen Angriffe von außen geschützt und damit wesentlich sicherer als ihre Papier-Äquivalente oder Dokumentenmanagement-Lösungen wie Microsoft SharePoint.

Das reduziert gerade bei wichtigen Entscheidungsfindungen auf höchster Ebene das Haftungsrisiko, da jeder Prozess im Board-Portal nachvollziehbar ist und Datenverluste durch die hochsichere Arbeitsumgebung ausgeschlossen werden können.

Ist die Entscheidung für eine digitale Lösung gefallen, geht es an die Auswahl des Anbieters. Hier sind folgende Aspekte zu beachten:

Wie steigert die Lösung meine Produktivität?

Für alle Aufsichtsräte ist wichtig, dass sich das Board-Portal intuitiv bedienen lässt und Benutzer von Anfang an produktiv arbeiten können. Auf diese Weise wird bereits bei der ersten Nutzung eine mögliche Skepsis gegenüber der neuen digitalen Lösung ausgeräumt.

Mobile Funktionen spielen dabei eine wichtige Rolle: Ein Offline-Modus und die Möglichkeit, Dokumente zu kommentieren, sollte gewährleistet sein. Dank der digitalen Natur der Dokumente aktualisieren sich die Unterlagen anschließend automatisch, sobald eine neue elektronische Sitzungsmappe vorliegt. Wichtig: Die persönlichen und geteilten Kommentare bleiben dabei erhalten.

Auch wichtige Dokumente aus vergangenen Sitzungen sind dank übersichtlicher Ordnerstruktur und Freitextsuche direkt und ohne langes Suchen oder Ordner wälzen verfügbar.

Damit die Informationsprozesse nachvollziehbar sind und nachgewiesen werden kann, dass Entscheidungen auf Basis angemessener Information erfolgten, ist eine revisionssichere Protokollierung unabdingbar. Auch der Zugriff auf die Vorversionen ist von großer Bedeutung.

Einige Lösungen bieten zudem die Möglichkeit der digitalen Beschlussfassung. Beschlüsse sind so automatisch revisionssicher protokolliert und können zudem flexibel im Umlaufverfahren gefasst werden, unabhängig von den Präsenzsitzungen, die oft nur vierteljährlich stattfinden.

Wie werden vertrauliche Dokumente geschützt?

Aufsichtsratsdokumente sind streng vertraulich und müssen besonders geschützt werden. Eine digitale Lösung muss wie ein Safe funktionieren, den nur zugelassene Personen öffnen können und in dem die gesamte Dokumentenhistorie archiviert ist. Die durchgängige Verschlüsselung sollte jederzeit gewährleistet werden. Somit ersparen sich Aufsichtsräte die aufwändige E-Mail-Verschlüsselung und müssen sich nicht mit dem Datenverlustrisiko befassen. Elektronische Datenräume sind dafür prädestiniert.

Zudem ist wichtig, wo die Daten gespeichert sind. Schließlich gelten die Datenschutzbestimmungen des Landes, in dem das Rechenzentrum steht. Noch mehr: Das US-amerikanische Privacy Shield schützt auch bei lokaler Datenspeicherung nur unzureichend, und ein neues Urteil des Supreme Courts könnte den Datenschutz weiter schwächen. Zudem strebt die US-Regierung mit dem bereits verabschiedeten Cloud Act bilaterale Vereinbarungen mit einzelnen Staaten an, um Online-Durchsuchungen zu erleichtern. Damit die Datensouveränität gegeben ist, sollten Daten also ausschließlich vor Ort und bei lokalen bzw. europäischen Anbietern gespeichert werden.

Im Brainloop BoardRoom sind alle Daten vor dem Zugriff der Administratoren und Provider geschützt. Weder die hauseigene IT-Abteilung noch Brainloop Mitarbeiter können sehen, welche Daten im Board-Portal hinterlegt sind. Somit ist die Sorgfaltspflicht des Aufsichtsrats zum Umgang mit vertraulichen Informationen gewahrt.

Vielen Aufsichtsräten ist es wichtig, wie mit ihren persönlichen Daten umgegangen wird. Brainloop beispielsweise überlässt das Anlegen neuer Nutzer im Datenraum komplett den Unternehmen. Die persönlichen Daten gelangen nie nach außen. Dies ist auch im Zuge der EU-DSGVO, die ab dem 25. Mai 2018 wirksam ist, unerlässlich. Unternehmen müssen zu jeder Zeit wissen, wo sie welche Daten gespeichert haben, wer auf sie zugreifen kann und wer wie mit ihnen arbeitet. Ansonsten drohen empfindliche Strafen.

Welchen Hintergrund hat der Anbieter?

Zu guter Letzt müssen noch einige Eckpunkte zum Anbieter selbst abgeklärt werden. Er sollte in der Lage sein, namhafte Referenzkunden zu nennen. Nutzen bereits viele Unternehmen ein bestimmtes Board-Portal, ist es bei der Betreuung mehrerer Mandate von Vorteil.

Auch die Art der Plattform ist wichtig. Ist das Board-Portal in der Cloud, kann die Arbeit sofort beginnen. Vorausgesetzt die nötigen Zertifizierungen wie nach ISO 27001, ISAE 3402 oder das Trusted Cloud Datenschutz-Profil für Cloud-Dienste vorhanden sein – damit Informationssicherheit und Datenschutz gemäß europäischer Regularien befolgt wird.

Für den Fall der Fälle ist außerdem ein vom Anbieter betriebener 24/7 Support auschlaggebend. Dieser sollte – besonders für internationale Unternehmen – mehrsprachig sein.

Fazit

Bei der Auswahl eines Board-Portals sind also viele Aspekte zu bedenken. Doch wer die richtigen Fragen stellt, hat schon einmal einen großen Schritt getan.

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Geschrieben von Marcus Henke

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