VR-Arbeit verlangt nach effizienterer Organisation

Die Zeiten, in denen der Verwaltungsrat eine Wohlfühloase für einen «Old Boys’ Club» darstellte, sind längst vorbei. Die Anforderungen an Verwaltungsräte sind in den letzten Jahren stark gestiegen, sodass Entscheider an den Sitzungen des obersten Aufsichtsgremiums von Unternehmen längst nicht mehr einfach durchgewunken werden können. Themen wie zunehmende Regulierung, gestiegene Verantwortung und höhere Haftungsrisiken, besseres Branchenwissen oder Digitalisierung verlangen den Verwaltungsräten heute viel mehr ab als in der Vergangenheit – was sich insbesondere im zeitlichen Aufwand niederschlägt. Verwaltungsratssitzungen alleine machen mittlerweile denn auch längst den kleinsten Teil des Aufwands für ein VR-Mandat aus.

Bis ein Monat und mehr Aufwand pro Mandat

Dass die zeitliche Investition inklusive Aktenstudium, Ausschuss-Meetings, Vorbereitungen etc. ein Mehrfaches der reinen Sitzungszeit beträgt, zeigt auch der im August veröffentlichte swissVR Monitor II/2018. 67 Prozent der 344 befragten Schweizer Verwaltungsräte geben dabei an, jährlich drei bis sechs Verwaltungsratssitzungen beizuwohnen. Bei 29 Prozent sind es deren sieben. Gleichzeitig geben 70 Prozent zu Protokoll, jedes Jahr sechs bis dreissig Tage für das Mandat aufzuwenden, 17 Prozent gar mehr als einen Monat. Auch wenn der Aufwand selbstverständlich abhängig von der Funktion im Verwaltungsrat ist (24 Prozent der VR-Präsidenten verglichen mit 12 Prozent der VR-Mitglieder benötigen mehr als 30 Tage), so hängt er auch von anderen Faktoren wie der Unternehmenssituation, der Komplexität des Unternehmens oder der gelebten Corporate Governance ab.

Die Organisation macht es aus

All diese Umstände bedeuten also für die Verwaltungsräte viel mehr Aufwand, als die reine Sitzungszeit ausmacht. Umso wichtiger ist es, dass ihnen für ihr Informationsmanagement intelligente, auf die moderne Board-Kommunikation zugeschnittene Werkzeuge zur Verfügung stehen. Mit solchen Tools lassen sich Informationen unterschiedlichster Struktur und Herkunft nach inhaltlichen Kriterien oder für spezielle Gruppen wie Ausschüsse, Geschäftsführung oder Generalsekretariat organisieren. Sie können sogar mit externen Informationslieferanten wie etwa spezialisierten Beratern geteilt werden, was eine noch bessere Organisation der VR-Arbeit ermöglicht. Zusätzlich verbessert die jederzeitige Verfügbarkeit auf allen möglichen Gerätearten die Effizienz und die Qualität des Outputs erheblich. So lassen sich etwa mit dem Tablet-Computer umfangreiche Sitzungsunterlagen bequem sichten und kommentieren. Bei Bedarf können solche Anmerkungen auch mit anderen Gremienmitgliedern geteilt werden.

Automatisierte Nachvollziehbarkeit

Eine weitere Frage der Umfrage beleuchtet das Thema Haftung beziehungsweise deren Absicherung. In diesem Zusammenhang gaben 71 Prozent an, dass die die Unternehmen eine Organhaftpflichtversicherung für ihre Verwaltungsräte abgeschlossen haben. Fünf Prozent der Befragten verfügen gar für sich selbst über eine persönliche Organhaftpflichtversicherung. Haftungsklagen können bekanntlich zu grosser persönlicher Belastung und Rufschädigung führen. Dabei denke man im Sinne der «Business Judgement Roule» auch an die gestiegene Komplexität bei Haftungsfragen. Denn bei einer gerichtlichen Beurteilung von Schadenersatzansprüchen aus aktienrechtlicher Verantwortlichkeit findet diese aus den USA stammende «Regel für unternehmerische Entscheidungen» vermehrt auch in der schweizerischen Rechtsprechung Anwendung. Hier können wie beim Brainloop BoardRoom Historisierungsmöglichkeiten und Audit-Trails helfen, die Nachvollziehbarkeit der Informationsvermittlung und von Entscheidungen zu gewährleisten. Solche Funktionalitäten ermöglichen es, das Öffnen, Lesen und Bearbeiten von Dokumenten nachvollziehbar zu machen. Zusätzlich zu den erwähnten Vereinfachungen der Informationsorganisation stellt eine solche Automatisierung der Rückverfolgbarkeit zweifellos bereits proaktiv eine grosse administrative Erleichterung dar.

Geschrieben von Gabriel Gabriel

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