Die versteckten Kosten papierbasierter Gremienkommunikation

Es gibt immer noch Unternehmen, in denen Vorstände, Aufsichtsräte, Verwaltungsräte oder Beiräte vor jeder Sitzung dicke Stapel Papier geliefert bekommen. Brainloop hat sich die Mühe gemacht, die verdeckten Kosten offenzulegen, die eine solche analoge Gremienkommunikation nach sich zieht.

DAS ERGEBNIS

Wer auf eine digitale Lösung umsteigt, spart im Schnitt 56.630 Euro pro Jahr. Das ist genug Geld, um 56 nagelneue MacBook Air Notebooks anzuschaffen. Oder um in Zukunft die PS mit einem Porsche Macan auf die Straße zu bringen.

Wodurch entstehen die verdeckten Kosten ausgedruckter Sitzungsunterlagen?

Insbesondere durch den Druck, den rechtzeitigen und teilweise auch mehrfachen Versand durch Post oder Kurierdienste – und vor allem durch verlorene Arbeitszeit.

HOHER PAPIERVERBRAUCH

Sitzungsunterlagen können sehr umfangreich sein. Umfragen haben ergaben, dass durchschnittlich von 219 Seiten auszugehen ist. Das deckt sich mit Aussagen unserer Kunden: Rund 1 Mio. Seiten Papier hatte sich eine Bank nach eigenen Angaben durch die digitale Gremienkommunikation gespart. Das spart Kosten und zahlt voll auf die Nachhaltigkeitsziele des Unternehmens ein.

Verlorene Arbeitszeit

Finanziell gesehen liegt das größte Einsparpotenzial in der effizienteren Arbeitsweise bzw. der Reduktion der Arbeitszeit, die für eine Sitzungsvorbereitung anfällt. Sowohl im Gremienbüro, als auch bei den Gremienmitgliedern selbst.

Höchste Zeit, auf eine professionelle Lösung umzusteigen.

Unternehmen, die auf eine sichere Boardroom-Lösung setzen, haben ihre Investition bereits nach drei Monaten amortisiert – und sichern sich zusätzlich zur Kostensenkung drei wichtige Vorteile:

• Effizienz: Die Sitzungsunterlagen sind jederzeit per Mausklick verfügbar. Kommentare können einfach ergänzt werden – über Apps für mobile Endgeräte online sowie offline – und bleiben auch beim Update der Sitzungsmappe erhalten. Beste Voraussetzungen für eine effiziente Unternehmensüberwachung.
• Compliance: Wer, wann, welche Änderung vorgenommen hat, ist jederzeit revisionssicher nachvollziehbar. So wird im Streitfall der Beweis erbracht, dass Entscheidungen auf Basis angemessener Information getroffen wurden.
• Sicherheit: Im Vergleich zu bedrucktem Papier, das verloren, gestohlen und kopiert werden kann, sind die Daten im digitalen Boardroom sicher vor Missbrauch und Manipulation. Die Mitglieder des Vorstands und des Aufsichtsrats können untereinander verschlüsselt, also sicher, kommunizieren.

Nicht zu vergessen: En passant wird die Zufriedenheit wertvoller Mitarbeiter im Aufsichtsratsbüro gesteigert, die sich hochwertigeren Aufgabe als der stupiden Kopiertätigkeit widmen können.

Brainloop hat alle verdeckten Kosten der ausgedruckten Sitzungsunterlagen sowie die Vorteile der digitalen Gremienkommunikation in einer anschaulichen Infografik aufbereitet – ideal auch zum Weiterleiten an Fans bedruckten Papiers.

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Geschrieben von Tony Schönwetter

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