Erfolgreiche Unternehmerfamilien begleiten das Familienbusiness oft schon über mehrere Generationen und haben sich in dieser Zeit nicht selten ein beachtliches Vermögen erwirtschaftet. Dieses will mit Weitblick koordiniert und gemanagt werden – eine Funktion, die heute häufig von einem Family Office unterstützt oder sogar übernommen wird.
Denn die Verwaltung großer Vermögen ist eine überaus komplexe Angelegenheit und umfasst unterschiedlichste Dienstleistungen – angefangen bei der Anlageberatung und Beratung in Finanzfragen, über das Risikomanagement bis hin zur Steuer- und Nachlassplanung sowie der Koordination von Fachleuten. Oberstes Ziel dabei: Die Vermögenssicherung und -mehrung genauso wie die Rechtssicherheit. Häufig werden auch wohltätige Zwecke in erheblichem Maße unterstützt oder Events dazu selbst veranstaltet. Um das entsprechend zu handhaben, ist der Einsatz verschiedenster Experten – Banken, Steuerberater oder Anwälte sind nur einige davon – gefragt und eine nahtlose Zusammenarbeit derer erforderlich.
Sicher, effizient und bequem
Der Schutz der privaten Familienangelegenheiten und die Vertraulichkeit der Daten haben in diesem Rahmen selbstverständlich oberste Priorität. Dabei ist es ganz egal, ob die Aufgaben eines Family Offices innerhalb des Familienunternehmens vom Finanzchef selbst übernommen oder an einen externen, eigens darauf spezialisierten Dienstleister übergeben werden. Auf allen Kommunikationsebenen sind höchste Sicherheitsanforderungen zu garantieren.
Denn auch wenn ein internes Family Office oftmals über eine unabhängige IT-Infrastruktur verfügt, um Familienangelegenheiten nicht mit Unternehmensaktivitäten zu vermengen, geht es neben einer sicheren Datenablage vor allem auch um die sichere Kommunikation und den sicheren Dokumentenaustausch beispielsweise mit Beratern oder Anwälten. Gleiches gilt, wenn das externe Family Office mit Familienmitgliedern kommuniziert oder Experten für die richtigen Anlageentscheidungen hinzuzieht. Die Daten müssen sich also einerseits in einer absolut sicheren Umgebung befinden und andererseits bei Bedarf für bestimmte Personen immer auch von außen zugänglich sein.
Mit dem Brainloop CollaborationRoom für den sicheren Datenaustausch ist diese Herausforderung kein Problem. Auf Basis einer webbasierten Cloud-Lösung wird ein hochsicherer, digitaler „Arbeitsraum“, der sogenannte Datenraum, geschaffen, in dem Familienmitglieder wie auch autorisierte, externe Beteiligte sensible Informationen und Dokumente ablegen, gemeinsam bearbeiten, speichern und sicher versenden können. Und zwar von jedem Endgerät, ohne ein sicheres Netzwerk aufbauen, ohne für eine separate E-Mail-Verschlüsselung sorgen und ohne eine eigene Software installieren zu müssen. Damit ist das Asset-Management nicht nur effizient und sicher, sondern auch überaus bequem zu handhaben. Das finden auch zahlreiche führende und mittelständische Unternehmen sowie Family Offices, die bereits auf Brainloop vertrauen.
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Digitalisierung verbriefter Unterlagen
Historisch bedingt gibt es viele Unterlagen, die oft nur in Papierform existieren und aus Sicherheitsgründen in Schließfächern und zum Teil zusätzlich auch bei den entsprechenden Anwälten und Beratern aufbewahrt werden. Die Verfügbarkeit für alle relevanten Personen ist damit eher umständlich und auch die Kontrolle darüber, welche Geschäftspartner über welche Unterlagen verfügen. Das stellt gerade für den Generationenwechsel in Familienunternehmen ein Problem dar. Mit dem Einsatz einer webbasierten Collaboration-Lösung wie der von Brainloop, bei der die Sicherheit der Daten an erster Stelle steht, empfiehlt es sich deshalb, alle Unterlagen, die das Family Office betreffen, zu digitalisieren. Das bietet nicht nur die Chance, jederzeit einen Gesamtüberblick über alle Unterlagen sicherzustellen, sondern ebenso die Dokumente, die bei Banken, Steuerberatern oder Anwälten liegen, einzufordern und einen blinden Fleck zu beseitigen. Sollten Sie Interesse an der Digitalisierung Ihrer Unterlagen haben, kann Brainloop Ihnen ebenfalls helfen, den passenden Anbieter zu finden. Sprechen Sie uns gerne dazu an.
Interessiert? Dann legen Sie direkt los!
Möchten Sie mehr zur Verwaltung Ihres Family Offices mit Brainloop wissen? Dann nehmen Sie Kontakt mit uns auf oder fordern Sie direkt eine unverbindliche, persönliche Webdemo an.
Geschrieben von Marion Haage
