Meetings sind Zeitfresser. Das gilt für kleine Teams ebenso wie für die Aufsichtsratskommunikation mit unzähligen Tagungspunkten und Unterlagen. Dabei beginnt die Ineffizienz von Besprechungen oft bereits bei der Vorbereitung. Wie aber lassen sich Meetings effizient gestalten und welche technischen Hilfsmittel gibt es?
1. Systematische Vorbereitung
Neben der Einladung sollte ein Meeting unbedingt die Tagungspunkte enthalten. Das gilt auch dann, wenn die Agenda einer Besprechung noch nicht en détail feststeht. Teilnehmer benötigen schließlich Zeit, um sich auf die Inhalte vorzubereiten. Je unklarer die einzelnen Besprechungspunkte, desto unausgewogener verläuft erfahrungsgemäß auch der Redeanteil einzelner Personen. Schicken Sie die für die Besprechung benötigten Unterlagen und die Agenda also rechtzeitig.
2. Planung des Ablaufs
Unklare Diskussionsverläufe mit zu vielen Themen hemmen die Beteiligung der Anwesenden und kosten Zeit. Meetings, deren Ziele und Ergebnisse im Vorfeld oder am Anfang eines Treffens kommuniziert werden, verlaufen in der Regel wesentlich erfolgreicher. Bei kontroversen Themen hat es sich bewährt, sich vor Beginn der Besprechung auf eine Position festzulegen, auf die man gegebenenfalls ausweichen würde. Sollten sich neue Fragen während des Meetings ergeben, gehören diese auf die Agenda des nächsten Treffens.
3. Vereinbaren Sie Regeln und Diskussionsleitlinien
Der Gesprächsanteil in Meetings ist oft sehr unausgewogen zugunsten weniger Wortführer und einer breiteren Masse an stilleren Teilnehmern. Um Entscheidungen gemeinsam mit dem Team treffen zu können, müssen Regeln greifen. Das gilt neben dem Redeanteil auch für die Inhalte: Oft werden Beiträge von Vorrednern aufgegriffen und mit eigenen Worten unterstrichen. Um ein unnötiges Wiederholen derselben Themen zu vermeiden, bietet es sich an, die Meinung der Teilnehmer in einem recht frühen Stadium zu erfassen. Zustimmung oder Ablehnung zu einer Vorgehensweise lässt sich einfach per Handzeichen oder über Klebepunkte auf einem Flipchart abfragen.
4. Leitung und Visualisierung
Moderierte Diskussionen verlaufen wesentlich effizienter. Ob die Leitung immer durch den Projektleiter erfolgt oder reihum geht, spielt eine untergeordnete Rolle. Denn diese Form der Leitung hat vor allem prozesssteuernde Funktion: Sie erteilt Rederecht, bremst allzu redselige Teilnehmer, ermutigt stille Mitarbeiter und fasst Zwischenergebnisse und Vereinbarungen zusammen. Eine Visualisierung per Flipchart oder Beamer macht den Verlauf des Meetings für alle transparent.
5. Ergebnissicherung
Oft existieren nach Meetings verschiedene Versionen von Absprachen oder Verantwortlichkeiten über nachgelagerte Aufgaben und Zuständigkeiten. Deshalb sind Protokolle in Meetings in der Regel unumgänglich. Integrieren Sie deshalb eine separate Aufgabenliste, am besten am Ende des Protokolls. Diese dient im nächsten Meeting als Grundlage, um den Projektfortschritt und Aufgabenstatus zu erfassen und Ergebnisse zu erzielen. Unerledigte Aufgaben gehören immer ins nächste Protokoll übernommen, damit nichts untergeht. „Was man nicht in einer Stunde besprechen kann, ist sowieso Quatsch!“, sagte Doris Albiez, Deutschland-Chefin von Dell. Recht hat sie.
6. Öfter mal den Ort wechseln
Es muss nicht immer der Konferenzraum sein. Draußen im Park, im Flur oder auch in der Kantine ändert sich mancher Blickwinkel. Einige Unternehmen bedenken dies heute bereits in ihrer Raumplanung und entwerfen unkonventionelle Meeting- und Arbeitsräume, die zum Querdenken anregen. Wenn das Meeting draußen stattfindet, kann es auch im Gehen abgehalten werden – ähnlich wie beim „Walk-the-talk“-Coaching. Standup-Meetings, eine Idee aus der Projektentwicklung, sorgen dafür, dass Treffen merklich kürzer ausfallen. Diese Meetings finden im Stehen statt: Man tauscht sich schnell darüber aus, wo jedes Teammitglied steht und was als Nächstes anliegt.
7. Digitale Tools verwenden
Nicht immer setzt ein Meeting auch die persönliche Anwesenheit voraus. Viele Besprechungen lassen sich mit Hilfe von Werkzeugen bequem remote erledigen. Tools wie Zoom oder Skype unterstützen beim virtuellen Treffen mit Sprach- und Videoübertragungen. Eine praktische (und oft notwendige) Ergänzung zu Live-Meetings und Video-Besprechungen bilden außerdem virtuelle Datenräume – vor allem dann, wenn Informationen sicher übertragen werden sollen. Auch die Brainloop Lösungen unterstützen hier die effiziente, digitale und hochsichere Zusammenarbeit. Mitarbeiter müssen sich so auch nicht mehr zwingend jedes Mal persönlich treffen, sondern können unabhängig von Zeit und Ort Dokumente bearbeiten, austauschen und insgesamt nahtloser zusammenarbeiten. Effizienter geht es kaum.
Geschrieben von Nadine Stimmer
