Meetings und New-Work-Umgebungen optimal schützen

Wenn in Firmen sensible Themen auf dem Plan stehen, finden die Sitzungen möglichst immer hinter verschlossenen Türen statt. Das gilt für die Führungsetage genauso wie für Unternehmensbereiche, die mit vertraulichen Informationen oder Personendaten zu tun haben. Eine Software, konzipiert eigens für das Sitzungsmanagement, kann Sie bei dieser wichtigen Aufgabe bestmöglich unterstützen.

Die Sicherheitskonzepte des Anbieters sind wichtig

Tagt der Vorstand eines DAX-Konzerns, die Geschäftsführung eines mittelständischen Technologieführers oder die Amtsleitung einer Behörde, dürfen die zugehörigen Unterlagen wie Studien, Analysen, die Agenda und das Protokoll nicht in unbefugte Hände gelangen. Denn das könnte Marktchancen mindern, die Rechtssicherheit bedrohen oder den Ruf schädigen. Häufig nutzen Unternehmen jedoch für ihre Kommunikation gängige Konferenz- und Kollaborationslösungen sowie unzureichend geschützte digitale Kommunikationswege wie E-Mail oder Messaging-Lösungen auf dem Smartphone. Obwohl die meisten Sicherheitsvorfälle auf den fahrlässigen Umgang von Mitarbeitern mit ungeschützten Dokumenten zurückgehen.

Aus diesem Grund ist es wichtig, dass vertrauliche Daten grundsätzlich in einem geschützten Datenraum verschlüsselt abgespeichert werden. Nur Berechtigte sollten auf sie zugreifen oder sie empfangen können. Verschiedene Zertifizierungen, genauso wie regelmäßige Sicherheitsaudits sollten dabei den sicheren Betrieb und die Robustheit des Anbieters belegen. Zudem sollte eine getrennte Administration von Datenraum Center und Datenräumen existieren. Somit haben weder IT-Administratoren noch der Anbieter selbst einen Zugang zu Datenrauminhalten.

Was die optimale Sitzungsmanagement-Software ausmacht

Eine auf Sicherheit ausgelegte Sitzungsmanagement-Lösung bietet weitaus mehr Komfort: Hier erfolgt die Verschlüsselung in der Regel durchgängig automatisch. Das Filesharing sowie die Kommunikation im Umfeld von vertraulichen Besprechungen finden in einem geschützten Datenraum statt. Entscheidend dabei ist, dass sich die Software gut in eine vorhandene, heutzutage meist cloudbasierte Kommunikationsplattform einbinden lässt und alle Arbeitsschritte rund um eine Konferenz abdeckt. Darüber hinaus sollte sie einfach zu bedienen sein, sonst besteht die Gefahr, dass die Beteiligten auf unsichere Kommunikationswege ausweichen. Diese Sicherheitslücke wäre dann für das IT-Team nur schwer zu schließen.

Es empfiehlt sich, eine Meeting-Management-Lösung als SaaS aus der Cloud zu wählen. Das erleichtert nicht nur die Einbindung in vorhandene Systeme und schmälert den Konfigurationsaufwand, sondern erlaubt auch den globalen Zugriff mit verschiedenen (mobilen) Endgeräten. Aus datenschutzrechtlichen Gründen empfiehlt es sich, dass die Cloud-Plattform in einem Rechenzentrum in Deutschland oder in der EU gehostet wird.

Eine einfache, übersichtliche Verwaltung der Authentifizierungs- und Zugriffsrechte sind Mindestbestandteile: Da sich bei Besprechungen immer etwas ändern kann, spielt es zum Beispiel eine wichtige Rolle, dass sich Berechtigungen schnell erteilen oder wieder entziehen lassen. Zudem sollte die Lösung eine Zwei-Faktor-Authentifizierung vorsehen. Protokolliert sie alle Aktionen in diesen Datenräumen, lässt sich nachvollziehen, wer genau welche Dokumente erhalten und wer diese wann bearbeitet hat. Außerdem sollte die Lösung die Option bieten, dass sich beim versehentlichen Versenden kritischer Daten das Verschicken wieder rückgängig machen lässt.

Ein sicherer Datenraum für die gesamte Kollaboration

Die genannten Sicherheitsmechanismen greifen nur dann, wenn alle Beteiligten die Lösung mit dem geschützten Datenraum konsequent über den gesamten Besprechungsablauf als einzige und zentrale Kommunikationsplattform verwenden:

• Bestimmung des Themas
• Festlegung von Teilnehmern, Datum und Uhrzeit
• Erstellung der Einladungen
• Einreichung von Beiträgen und anderen Dokumenten
• Anfertigung und Versendung der Agenda
• Bearbeitung von Dokumenten während des Meetings
• Sichere Speicherung der Daten in der jeweils aktuellen Version
• Digitale Abstimmung bei Beschlüssen
• Erstellung und Verteilung des Protokolls

Auf diese Weise befinden sich stets alle relevanten Unterlagen im sicheren Datenraum und lassen sich dort zentral strukturieren.  

Brainloop MeetingSuite leitet die Organisatoren einer Besprechung durch sämtliche Prozessschritte der Veranstaltung. Laufen wiederkehrende Tätigkeiten automatisiert ab, entlastet das die Teams und vermeidet menschliche Fehler.

So entsteht aus den zusammengetragenen Dokumenten schnell eine Agenda, zudem kann zum Beispiel ein integrierter Protokoll-Editor per Mausklick Protokolle bereitstellen und verteilen. Im Idealfall hat der Koordinator mit dieser Lösung stets einen umfassenden Überblick über den Stand einer Besprechung und die Kontrolle über alle Prozesse. Melden Sie sich bei unseren Kollegen und probieren Sie die ganzheitliche Lösung in einer kostenlosen Demo aus.

Geschrieben von  Limor Gersch