Für die Hilfsorganisation Mercy Ships ist die Verwaltungsratskommunkation über E-Mails nicht mehr effizient genug. Es sollte eine einzige Quelle für alle Informationen geben, die für die Bereitstellung der Sitzungsunterlagen benötigt werden und wo auch Änderungen nachverfolgt werden können. Alle Informationen sollten sich in einem zentralen Ort, in der Cloud, befinden und immer auf dem neuesten Stand sein. Seit 2018 kommt daher Brainloop Boardroom zum Einsatz.
„Mit Brainloop Boardroom haben alle Mitglieder des Verwaltungsrats von Mercy Ship Schweiz jederzeit von überall her auf der ganzen Welt einen einfachen Zugang zu allen wichtigen Informationen.“ – Roland Decorvet, Chairman Mercy Ships Schweiz und Vice-Chairman Mercy Ships International
Die maßgeschneiderte Lösung
Bis dahin erfolgte die Bereitstellung von Sitzungsdokumenten als Anhänge via E-Mail. Ein Sekretär unterstützte dabei die beiden unterschiedlichen Bereiche der Kommunikation zwischen Aufsichtsrat und Management. Der Einsatz von E-Mail-Kommunikation für diesen Zweck war zwar einfach, aber nicht effizient für die Aufbewahrung von Schlüsseldokumenten.
In einem ersten Schritt definierte man in einem Kick-off-Meeting mit dem Chairman, dem Vice-Chairman und dem Vorstandssekretär von Mercy Ships Schweiz die Anforderungen, evaluierte die Arbeitsprozesse, legte die Struktur des Datenraums fest und bestimmte den Ablauf für die Implementierung und richtete die Lösung den Wünschen des Kunden entsprechend ein.
Übersichtlichkeit und zentrale Verfügbarkeit
Die Mitglieder des Verwaltungsrats profitieren seither von einem Zugang zu allen Dokumenten, wobei der Verwaltungsratssekretär als Administrator mit Sonderrechten ausgestattet ist. Die Dokumente können von den Board-Mitgliedern gelesen und mit Anmerkungen versehen werden, wobei Notizen auch geteilt werden können. Die Nutzer sind flexibel und verwenden dafür wahlweise PCs, Tablets oder Smartphones.
Um es mit den Worten von Roland Decorvet zu sagen:
„Die Lösung bietet dank ihrer zentralen Aktenführung nicht nur eine schnellere und zeitunabhängige Verfügbarkeit der Dokumente. Sie ist einfacher zu bedienen, viel sicherer als die Kommunikation per E-Mail und spart darüber hinaus Papier.“
Wir sind froh, Mercy Ships mit einer effizienten Lösung ausstatten zu können und freuen uns über das Feedback und die Zufriedenheit unseres Kunden.
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Geschrieben von Limor Gersch
