Wo ist die finale Fassung des Textes, wer hat das aktuelle Angebot oder wurde dieser Vertrag bereits abgelegt? Fragen, die uns täglich im Büro begleiten und wertvolle Arbeitszeit kosten. In Summe rund zwei Stunden am Tag – das ergab eine Studie von Statista im Auftrag von Kyocera Document Solutions, die 1.000 deutsche Büroangestellte zur Dokumentensuche und -ablage befragte. Zurückführen lässt sich das nicht zuletzt darauf, dass, obwohl die Digitalisierung kontinuierlich auf dem Vormarsch ist, manche Büros immer noch papierbasiert arbeiten. Dabei birgt ein digitales Dokumentenmanagement in der Cloud gegenüber der herkömmlichen Dokumentenverwaltung enorme Vorteile. Wir verraten Ihnen, welche.
Informationen managen – aber mit System
Der richtige Umgang mit Daten und ein schneller, nahtloser Zugriff auf Informationen war schon immer ein essenzieller Erfolgsfaktor für Unternehmen. Doch gerade mit dem digitalen Wandel und der Kommunikation per E-Mail wird dieser künftig noch wichtiger. Denn die produzierten Datenmengen in Unternehmen steigen stetig an und ohne eine zentrale Ablage ist es schwer, langfristig den Überblick zu behalten.
Abhilfe schafft hier ein digitales Dokumentenmanagementsystem (DMS), das Unternehmen bei der einheitlichen und übersichtlichen Verwaltung all ihrer Dokumente unterstützt – vorausgesetzt, alle Dokumente liegen digital bzw. digitalisiert vor.
So kann die Arbeit nicht nur wesentlich papier- und kostensparender, sondern auch sehr viel effizienter gestaltet werden. Denn einmal eingeführt ist das DMS der digitale Speicherort für alle Dokumente sowie zentrale Anlaufstelle bei der Dokumentensuche. Sämtliche Unterlagen werden in der Regel dank Volltext-Erkennung vom System erfasst und können dann viel einfacher durchsucht werden.
Informationen lassen sich so schnell finden und die Zeit fürs Suchen enorm verringern. Cloud-Lösungen bieten zudem den Vorteil, dass Dokumente von verschiedensten Endgeräten aus zugänglich sowie zeit- und ortsunabhängig verfügbar sind.
Anwendungsbereiche eines DMS sind vielfältig
Der Einsatz einer Dokumentenmanagement-Lösung ist in unterschiedlichsten Anwendungsbereichen sinnvoll, besonders profitieren können beispielsweise Abteilungen wie Buchhaltung oder das Vertragsmanagement.
Letzteres muss einen Vertrag zur Freigabe etwa nicht mehr ausdrucken und den verschiedenen freigebenden Parteien reihum per Hauspost bzw. Post zukommen lassen, sondern kann den Freigabeprozess komfortabel aus dem DMS heraus starten und alle betroffenen Parteien werden über ein To-do benachrichtigt.
Gibt es außerdem Änderungswünsche, lassen sich diese von jedem – selbst vom Kunden, der Zugriff auf das explizite Dokument im System erhalten kann – direkt am Dokument vornehmen. Die Datei lässt sich dabei immer nur von einer Person bearbeiten, sodass es keine Überschneidungen gibt und jeder immer die aktuellste Version zur Hand hat.
Das verbessert die Zusammenarbeit, verschlankt Prozesse, reduziert manuelle Arbeitsschritte und senkt Aufwand und Kosten.
Dokumentenmanagement vs. Dokumentensicherheit: Beides ist möglich
Der flexible Dokumentenzugriff ist das eine, die Dokumentensicherheit das andere. Wie im analogen Dokumentenmanagement sind bestimmte Unterlagen auch bei der digitalen Verwaltung nur einem expliziten Personenkreis vorbehalten. Abhängig von verschiedenen Sicherheitsklassen (offen, intern, vertraulich oder streng vertraulich) kann es also sein, dass manche Daten nur bestimmten Mitarbeitern zur Verfügung stehen sollen.
Das lässt sich mit einem im DMS integrierten Rechtemanagement gewährleisten. Funktionen wie eine automatische Versionierung und der Audit Trail sorgen zusätzlich dafür, dass auch die Änderungen an einem Dokument nahtlos nachvollziehbar sind.
Und eine rechtssichere Archivierung von Dateien ist mit einem DMS auch kein Problem. Unternehmen vereinfachen so ihre Nachweispflichten und sind für den Fall der Fälle revisionssicher aufgestellt.
Fazit
Ein cloudbasiertes Dokumentenmanagement erleichtert den gesamten administrativen Aufwand und hilft, alltägliche Prozesse sowie die Zusammenarbeit in verschiedensten Abteilungen effizienter und transparenter zu gestalten. Damit ist die wichtige Ressource Zeit nicht mehr länger als nötig von der Dokumentensuche und -ablage blockiert. Außerdem unterstützt die Umstellung auf ein digitales Dokumentenmanagementsystem dabei, den ganzheitlichen digitalen Wandel in Unternehmen voranzutreiben.
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Geschrieben von Nadine Stimmer
Collaboration, Compliance, Trends
