Sicher und produktiv im Homeoffice

Eine Pandemie hält die Welt in Atem. Und mal ehrlich: Haben Sie sich vor Corona schon einmal so oft Gedanken um Hygiene und Sicherheit gemacht? Vermutlich nicht. Für die meisten von uns ist etwas wie Sars-CoV-2 – so die medizinische Bezeichnung für den Erreger – eine völlig neue Erfahrung. Recht ungewohnt gestaltet sich für fast alle von uns auch die momentane Arbeitssituation: Hatte es vor der globalen Krise in vielen Unternehmen teils Widerstände, teils Zustimmung gegeben, als es um den Sinn und Zweck einer liberalen Homeoffice-Regelung ging, so hat sich das Thema spätestens nach der politisch verordneten Ausgangsbeschränkung erledigt: Im Eiltempo mussten Organisationen ein Arbeitsumfeld für Teamwork von Zuhause ins Leben rufen. Nicht umsonst steigen die Verkaufszahlen für Kommunikationslösungen und Homeoffice-Equipment seit Tagen stark an. Monitore, Tastaturen, Mäuse, Headsets, Docking-Stations, Collaboration Software, Videokonferenz-Systeme, VPN-Lösungen – das Geschäft mit Homeoffice-Lösungen boomt.

Secure Collaboration in Krisenzeiten

Auch für spezielle Kollaborationslösungen wie sichere Datenräume öffnet sich derzeit ein gewaltiges Marktsegment: Software für den Schutz von vertraulichen Informationen und den sicheren Austausch von Dokumenten galt vor der Corona-Krise als Pflichtkauf für besonders vertrauliche Projekte in Forschungseinrichtungen, Due-Dilligence-Teams oder Geschäftsführungs- beziehungsweise Aufsichtsratsgremien. Nun erwägen immer mehr Organisationen sogar einen flächendeckenden Einsatz, um vertrauliche Informationen unternehmensweit zuverlässig schützen und verteilen zu können. Doch bei der Wahl einer entsprechenden Lösung sollten einige wichtige Punkte beachtet werden:

1. Auch Rechenzentrumsbetreiber und Lösungsanbieter dürfen keinen Zugriff auf die sensiblen Daten von Kunden erhalten. Wichtig dabei: Der Betrieb und das Data Center des Serviceanbieters sollte nach ISO 27001 zertifiziert sein. Ein weiterer Ratschlag: Nur, wenn das Rechenzentrum im deutschen Rechtsraum angesiedelt ist, kann auch die Anwendung der deutschen Datenschutzgesetze garantiert werden.

2. Eines der wesentlichen technischen Merkmale einer Secure-File-Sharing-Lösung ist die Verschlüsselung. Informationen müssen chiffriert sein, bevor sie das Gerät des Anwenders verlassen. Das heißt eine Verschlüsselung muss für alle Kommunikationskanäle ebenso wie auf Client- und Server-Seite sichergestellt sein.

3. Unabdingbar bei der Wahl einer Plattform ist eine ausgereifte Zugriffskontrolle, beispielsweise in Form einer Zwei-Faktor-Authentifizierung. Hinzu kommt, dass eine Reporting-Funktion einen lückenlosen Nachweis darüber liefern kann, welcher Nutzer was mit welchen Daten getan hat. Ebenso muss darüber Buch geführt werden, an wen und wann ein Anwender welche Dateien mit welchen Berechtigungen verschickt hat. Erlischt eine Berechtigung für ein Dokument, darf der Benutzer nicht mehr darauf zugreifen können.

4. Eine hohe Benutzerfreundlichkeit umfasst Funktionen wie einen plattformunabhängigen Zugriff per Webbrowser ohne die Verwendung lästiger Plugins. Zu den weiteren Funktionen einer Lösung für den sicheren Austausch sollte außerdem die Integration in Microsoft-Outlook und eine Autoversionierung gehören. Sie erlaubt eine Versionierung bei erneutem Upload eines vorhandenen Dokuments. Auch die Arbeitsplatzintegration ist für Homeoffice-Anwender ratsam. Dabei integriert sich die Software nahtlos in den Windows-Explorer. Eine Unterstützung für mobile Endgeräte wie Apple-Tablets sowie Smartphones mit verschlüsselter Datenhaltung runden die positive User Experience ab.

Werden diese Punkte bei der Evaluierung einer entsprechenden Lösung beachtet, dann steht einem sicheren und zuverlässigen Austausch von Dokumenten auch in Krisenzeiten nichts mehr im Weg – unabhängig davon, wie lange die Arbeit aus den eigenen vier Wänden auch andauern mag.

Geschrieben von Nadine Stimmer

Collaboration,  Informationssicherheit